Als cijferberoepsbeoefenaar (BIBF –lid) verwerken en beheren we als boekhoudkantoor regelmatig bepaalde persoonsgegevens in de zin van de GDPR, zoals gegevens van onze klanten en leveranciers, de gegevens van de klanten en leveranciers van onze klanten maar ook de gegevens van onze medewerkers , onze klanten hun medewerkers, , hun potentiële klanten en hun zakenrelaties, hun gezinsleden enz.
Meestal zullen deze gegevens verwerkt worden met behulp van in ons kantoor gebruikte boekhoudkundige- fiscale programma’s - audittools en documenten-beheer- en archiveringssystemen. We hebben dan ook onze IT-omgeving en systemen onderworpen aan alle nodige technische maatregelen om uw persoonlijke levenssfeer te veel mogelijke te waarborgen.
We zijn dan ook als boekhoudkantoor in de zin van de GDPR een verwerkings-verantwoordelijke.
De GDPR is van toepassing op persoonsgegevens die aan al dan niet aan geautomatiseerde verwerking worden onderworpen.
Informatie met betrekking tot rechtspersonen worden dus niet beoogd.
Onder verwerking van gegevens wordt verstaan , het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen , opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens.
De rechtmatigheid van de verwerking in ons kantoor zal afwisselend gebaseerd zijn op :
1/ De toestemming, zijnde een schriftelijke verklaring
2/ Wettelijke verplichting , zijnde de antiwitwas– fiscale- en boekhoudkundige verplichtingen.
3/ Een overeenkomst
De rechtmatigheid van de verwerking van uw gegevens is meestal gebaseerd op de uitvoering van een overeenkomst , zodoende is het dus niet noodzakelijk om steeds toestemming te geven als klant aan ons kantoor. Immers werd bij de aanvang van onze klantenrelatie een opdrachtbrief ondertekent waarbij de aspecten ivm het ontvangen van persoonsgegevens werden opgenomen.
4/ gerechtvaardigde belangen
Hier zal ons kantoor tegen mogelijke schending van de rechten en vrijheden van de betrokkene afwegen worden of de aard van de verwerkte gegeven en de redelijke verwachtingen van de betrokkenen gerechtvaardigd zijn.
De verwerking van alle persoonsgegevens zal is ons kantoor steeds beperkt worden tot hetgeen strikt noodzakelijk is.
De gegevens zullen dan ook niet langer worden bijgehouden dan wettelijk verplicht of noodzakelijk is voor de beoogde doeleinden van de verwerking.
Ons kantoor heeft alle medewerkers met betrekking tot de privacy en GDPR extra opleiding gegeven en zal dit ook in de toekomst verder doen.
Voor meer info betreffende deze mailing kan u steeds terecht bij
Blancquaert Hilde
office@tributa.be
|