Vooraleer uw onderneming economische activiteiten mag ontwikkelen dient u zich in te schrijven in de Kruispuntbank van Ondernemingen. Het is een centraal register waarin alle basisgegevens van ondernemingen en hun vestigingseenheden worden verwerkt.
Deze gegevens worden verspreid naar de verschillende overheidsdiensten. Bij de inschrijving ontvangt u een ondernemingsnummer dat u wettelijk verplicht bent te gebruiken. U geeft op dat moment ook aan welke activiteiten zullen worden ontwikkeld. Men kan online de publieke gegevens van elke geregistreerde onderneming en vestigingseenheid in de KBO raadplegen.
Wat kunnen nu juist de gevolgen zijn van een incorrecte inschrijving?
- Een onderneming waarvan de gegevens niet correct vermeld staan kan door de aangewezen overheidsdienst een termijn toegekend krijgen om de gevraagde formaliteit te vervullen. Indien dit niet gebeurt binnen deze termijn kan de beheersdienst overgaan tot doorhaling van de gegevens, en in sommige gevallen worden geldboetes toegekend.
- De regels die het Wetboek Economisch Recht oplegt waaraan de dagvaarding en de vordering moeten voldoen hebben nog verder strekkende gevolgen. Een onderneming die activiteiten voert waarvoor er geen inschrijving is in de KBO, kan zich niet tot de rechtbank wenden om betaling te bekomen van haar prestaties; deze zal zich beperken tot het ontoelaatbaar verklaren van de eis. De rechtsvordering kan opnieuw ingesteld kan worden na regularisatie van de inschrijving, maar de onderneming dient de gerechtskosten te dragen.
- Sinds 1 juli 2014 bepaalt het vestigingseenheidnummer in welke regio werknemers tewerkgesteld zijn en welke bijdrageverminderingen dus op hen van toepassing zijn. Wanneer dit nummer incorrect ingeschreven staat, zal de RSZ ambtshalve de vermindering voor alle betrokken werknemers weigeren.
- Zowel de federale overheid als de gewesten en lokale overheden voorzien premies voor ondernemers en maken bij de toekenning van deze subsidies gebruik van de gegevens in de KBO.
- Uitgaven die een ondernemer doet, zijn in principe enkel aftrekbare beroepskosten wanneer ze gemaakt worden voor de realisatie van het doel van de ondernemer. De kosten van activiteiten die niet vermeld zijn in de KBO kunnen dus verworpen worden.
Om al deze redenen is het dus van groot belang dat de inschrijving in de KBO goed wordt gecontroleerd, en dit zowel bij de opstart als nadien op geregelde tijdstippen. Als er fouten optreden, zoals gevoerde activiteiten die afwijken van degene genoteerd in de inschrijving, kunnen deze tijdig worden rechtgezet. Hoofd- en bijdoelen in de statuten dienen ook altijd nog te kloppen.
Het Corporate Housekeeping team binnen Business Legal kan in samenspraak met cliënt de gegevens van de KBO doorlichten en bekijken welke gegevens dienen aangepast te worden rekening houdende met het maatschappelijk doel van de onderneming, de link met vergunningen en mogelijke publicaties in het Belgisch Staatsblad.